Автоматизация управленческого учета

11.05.2017 16:44

Когда необходима автоматизация управленческого учета?

Бухгалтерский учет и управленческий учет решают совершено различные задачи. Цель бухгалтерского учета — отражение фактов хозяйственной деятельности для сдачи отчетности в государственные органы, а также для предоставления действующим и потенциальным партнерам. Цель управленческого учета — оперативный анализ и планирование деятельности. Различны и конечные потребители информации: если основной потребитель бухгалтерской отчетности — государство, то данные управленческого учета нужны преимущественно руководителям предприятия для краткосрочного и долгосрочного планирования деятельности. Именно руководитель, принимающий решения на основании управленческих отчетов определяет методы и формы ведения учета, а так же сроки предоставления данных. Фактически, управленческий учет – это сугубо индивидуальный продукт, который разрабатывается под запрос конкретного пользователя и под конкретные задачи.

В связи с тем, что индивидуальность и гибкость – основные характеристики управленческого учета, эта форма отчетности должна быть максимально комфортна для адресата. Поэтому, при постановке управленческого учета в конкретной организации рекомендуется разработать методологию: откуда и какие данные собираются, какие отчеты и по каким видам деятельности формируются. Разработанную методологию при неавтоматизированном учете обязательно следует проверить на отчуждаемость. А именно, поручить сотруднику, не участвовавшему в подготовке отчетов, попробовать на основании методологии собрать данные в программу управленческого учета. При автоматизированном учете такая проблема отпадает сама собой, так как программа сама автоматически консолидирует данные из различных специализированных и бухгалтерских программ. Если организация ведет вручную управленческий учет и ощущает, что этот процесс доставляет неудобства, а также отчетность не помогает в нужной мере развивать бизнес, то причин чаще всего несколько:
•    Неверно разработанная методология/неправильная постановка управленческого учета
•    Недостаточная квалификация сотрудников
•    Потребность в автоматизации

Первые две причины могут быть устранены собственными силами или с помощью привлечения стороннего консультанта. А чтобы понять, что настал момент автоматизировать управленческий учет, стоит ответить на несколько вопросов:
1.    Достоверность данных – возникают ли ошибки в заносимых вручную цифрах?
2.    Скорость предоставления отчетов – насколько оперативно формируются отчеты? Всегда ли отчеты готовы к тому времени, когда они действительно необходимы?
3.    Детализация отчетов – все ли суммы можно раскрыть и посмотреть без дополнительных запросов бухгалтеру или финансисту?
4.    Трудозатраты – есть потребность сократить количество сотрудников, занимающихся управленческим учетом? Сложно ли смотреть отчеты?
5.    Консолидация данных – много ли источников данных для формирования управленческого учета?

Если ручное ведение управленческого учета становится не комфортным и приводит к потерям по перечисленным выше причинам, то вероятнее всего настала пора для автоматизации.

Совет: если вы только начинаете вести управленческий учет – не стоит сразу его автоматизировать. Лучше попробовать сперва вести вручную, чтобы иметь четкое представление о том, какие отчеты необходимы, какие данные необходимы для принятия управленческих решений и работает ли методология. А лишь спустя некоторое время, когда появятся предпосылки для автоматизации – автоматизировать.

Автоматизировать учет можно самостоятельно, если есть достаточное время для разработки программного обеспечения и собственный штат программистов. Если принято решение об автоматизации силами стороннего подрядчика, который предоставляет готовое программное обеспечение или разрабатывает его индивидуально, следует обратить особое внимание на характеристики:
1.    Репутация на рынке: успешные проекты в вашей отрасли существенно упростят диалог с подрядчиком.
2.    Наличие двойной записи: существенно уменьшит вероятность ошибок.
3.    Конфиденциальность: подписание NDA + возможность выбора места хранения данных.
4.    Наличие квалифицированных сотрудников: специалистов по управленческому учету.
5.    Сбор данных: есть ли у подрядчика возможность настроить автоматический сбор данных их всех источников, описанных в методологии.
6.    Скорость реакции на изменения: насколько быстро можно перенастроить сбор данных при смене методологии, настроить новые отчеты, добавить новые ЦФО, загрузить данные из дополнительных программ, подключить дополнительные филиалы и так далее.
7.    Обслуживание и поддержка: есть ли выделенный менеджер для ведения проекта, насколько оперативно работает техподдержка.

Сроки и стоимость автоматизации управленческого учета:

Стоимость автоматизации управленческого учета индивидуальна и рассчитывается исходя из потребностей, количества юридических лиц, ЦФО и других параметров. Но есть одно важное правило: расходы на автоматизацию управленческого учета не должны превышать сэкономленные за счет него средства.

Автоматизация управленческого учета должна происходить быстро, ведь во время настройки ведется параллельно два учета: ручной и автоматизированный.
    
Стоит придерживаться этого важного правила, ведь пока происходит автоматизация, компания вынуждена вести параллельно два учета – а это дополнительные траты. Существует так же риск долгосрочного проекта, за время реализации которого ситуация и задачи могут существенно поменяться. Это значит, что после сдачи проекта необходимо будет время на доработки – процесс может стать бесконечной головной болью для собственника. Также для длительного проекта правильно при расчете реальной стоимости учесть коэффициент дисконтирования: деньги потрачены сейчас, а результат будет не скоро.  
        
Рекомендуемые шаги по автоматизации управленческого учета:
1.    Загрузить в программу все данные со всех источников в первоначальном виде.
2.    Трансформировать данные в процессе закачки. На данном этапе уже необходимо произвести первичный анализ данных: что важно и что нужно, в каком виде необходимо предоставлять данные. Появляются различные группировки: по ЦФО, контрагентам и подрядчикам, группам предприятий, МСФО и другие, в зависимости от потребностей компании.
3.    Ввести регламентную обработку данных: разнесение расходов пропорционально выручке, распределение доходов по видам деятельности и тп.
4.    Сформировать необходимую отчетность. Сперва следует проверить основные отчеты: о движении денежных средств, о прибылях и убытках, управленческий баланс. Далее понять, какие отчеты еще необходимы для адресата и научиться их формировать.

Если все отчеты формируются правильно и быстро, они достаточно гибки и позволяют делать сравнения по различным параметрам (ЦФО, периодам, группам компаний…) – значит, автоматизация прошла успешно, и финдиректор и собственник могут комфортно и быстро получать все необходимые для анализа сведения.

Автор: Всеволод Кордонский (Исполнительный Директор ООО «Финград – Управление финансами»)



Комментарии на Facebook.com

Другие сообщения

 
Как минимум 50% времени на бизнес-тренинге должно уделяться практике. Иногда эта цифра...
 
 
Как решить проблему доставки заказов, не нанимая слишком много...
 
И чем им сейчас помогают работодатели и...
 
     
   
    
     
   
    
     
 
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
   1234
567891011
12131415161718
19202122232425
262728293031 
 
    
     
   
    
Самое читаемое Abireg.ru
     
 
 
    

 

 
Показано: количество показов за 30 дней, за неделю и за сегодня

Новости образования | Рейтинги | On-line интервью | Эксперты | Афиша | Бизнес-события | Реклама на сайте | Контакты

Создано в студии "Алекс"