Ведомости // Как руководить совершенно неорганизованными людьми

28.01.2019 10:13

Несобранные подчиненные могут свести с ума любого начальника. Ему помогут несколько стратегий

Задача руководителя – помочь неорганизованному человеку наладить систематическую работу. Но как сделать так, чтобы он помнил о встречах, записях в календарях и письмах в электронной почте? Возможно ли в принципе помочь сотруднику справиться с природной склонностью к беспорядку?

Необходимость руководить неорганизованным человеком может расстраивать и вызывать стресс. «Вы не уверены, что человек не наделает ошибок и успеет с работой в срок», – говорит Элизабет Грейс Сондерс, автор книги How to Invest Your Time Like Money. Ваша цель – сформулировать, что нужно команде и что нужно вам как руководителю для максимальной продуктивности и эффективности, говорит Линда Хилл, профессор Гарвардской школы бизнеса и соавтор книги «Трудно быть боссом». Вот несколько полезных стратегий.

Проанализируйте масштаб проблемы

Сначала четко определите причины и следствия неорганизованности подчиненного, советует Хилл. Поймите, в чем эта неорганизованность выражается. Кипы бумаг повсюду? Сорванные сроки? Постоянные опоздания на встречи? Затем проанализируйте, как поведение этого сотрудника мешает работе команды. Спросите себя, приводит ли подход к работе этого человека к отрицательным последствиям или он просто отличается по стилю. Если ваш подчиненный неорганизованный, но в целом надежный человек, не стоит вмешиваться, считает эксперт. Сондерс соглашается: например, какой бы беспорядок ни царил на столе у сотрудника (и как бы он вас ни раздражал), в большинстве случаев это не так важно для работы.

Проявите эмпатию

Подумайте о причине, лежащей в основе этого поведения, говорит Хилл. Всегда ли ваш сотрудник был таким неорганизованным или это новое для него поведение? Проявите чуткость и понимание. «Вы можете не знать, с каким трудом дается этому человеку продуктивная работа», – отмечает эксперт. Возможно, ваш подчиненный страдает синдромом дефицита внимания и гиперактивности или столкнулся с другими проблемами, еще больше мешающими ему быть организованным. Сочувствие поможет вам отнестись к сотруднику без осуждения и обвинений, добавляет Сондерс. Признайте, что аккуратность свойственна не всем. Возможно, то, что легко для вас, очень сложно для других. И не забывайте, что вы тоже не идеальны.

Поговорите с сотрудником

Сондерс рекомендует сказать: «Если дедлайн в пятницу и ты сдаешь мне свою часть проекта в 11 утра, я волнуюсь, потому что не успеваю дать обратную связь. Поэтому с сегодняшнего дня ты должен присылать мне свою часть к утру четверга, чтобы я успел внести изменения, если они понадобятся». Помните, что вы руководитель и можете требовать исполнения указаний.

Если поведение сотрудника наносит ущерб продуктивности всей команды, нужно поговорить с ним, считает Сондерс. Помогите своему подчиненному понять последствия его неорганизованности. Возможно, из-за сорванных им сроков компания превысит бюджет по проекту либо он создаст кризисную ситуацию для других членов команды в будущем и компания будет плохо выглядеть в глазах клиентов. Обсудите с ним, как исправить ситуацию. Скажите, например, что предпочитаете, чтобы работа делалась заранее, если подчиненный откладывает ее до последнего момента.
 
Поделитесь практикой

Вы можете помочь подчиненному личным примером. Расскажите, как вы систематизируете свою работу, предлагает Сондерс. Покажите ему, например, свой список задач по проекту. «Возможно, вы используете простые приемы, но другому человеку они просто не приходят в голову», – говорит эксперт. Имейте в виду, что люди, у которых на столе беспорядок, чаще обладают хорошей зрительной памятью и поэтому для них эффективнее будет планирование на бумаге или доске, а не в таблице Excel, отмечает Сондерс. Можно сделать обмен лучшими практиками командной задачей, но не перестарайтесь. «Делиться опытом хорошо, но люди не должны быть обязанными пользоваться этими советами», – отмечает эксперт.

Обсудите карьерные перспективы

Сондерс рекомендует не делать выговор неорганизованному сотруднику, а заинтересовать его. Если вы дадите ему понять, что изменение его поведения пойдет на пользу его карьере, он захочет измениться. «Обычно неорганизованные люди компенсируют отставание, задерживаясь на работе, – говорит эксперт. – Скажите такому человеку, что не хотите, чтобы он вредил своему здоровью переработками». Также можно объяснить, как неорганизованность влияет на имидж в глазах других, советует Хилл. «Попросите человека подумать о том, как его воспринимают другие», – добавляет она. Хилл предлагает использовать заваленный бумагами стол в качестве метафоры. Скажите что-нибудь вроде: «Когда люди – коллеги и клиенты – смотрят на беспорядок на твоем столе, они могут подумать, что ты не справляешься. Это не в твоих интересах».
 
Дробите задания

Одна из типичных характеристик неорганизованных работников – неспособность правильно распределять время между конкретными задачами. «Они не знают, как расставить приоритеты, потому что даже не знают, с чего начать», – говорит Хилл. Научите такого сотрудника разбивать задания на более мелкие части, предлагает Сондерс. В начале проекта можно сесть вместе с подчиненным и изобразить на доске этапы управления проектом, цели и результаты.

Будьте терпеливы

И наконец, поймите: легко проблему не решить. «Я видела множество людей, которым удалось стать более организованными, но это трудно и отнимает много времени», – говорит Сондерс. Не срывайтесь на неорганизованном сотруднике, особенно если он старается справиться со своей неорганизованностью. Лучше признайте его усилия и хвалите за достижения. «Когда ему удастся прийти вовремя или сдать работу в срок, оцените это», – говорит эксперт.

Об авторе: Ребекка Найт (Rebecca Knight) – автор статей в The New York Times, USA Today и Financial Times.
Ведомости, 26 января 12:49



Комментарии на Facebook.com

Другие сообщения

 
 
     
 

 
    
     
   
    
     
 
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
2930     
 
    
     
   
    
Самое читаемое Abireg.ru
     
 
 
    

 

 
Показано: количество показов за 30 дней, за неделю и за сегодня

Новости образования | Рейтинги | On-line интервью | Эксперты | Афиша | Бизнес-события | Реклама на сайте | Контакты

Создано в студии "Алекс"