Оптимизация затрат при эксплуатации объекта

У задачи по оптимизации эксплуатационных затрат существует несколько способов решения. При выборе наилучшего варианта управляющая компания должна руководствоваться главным врачебным принципом "Не навреди!". Иначе под угрозой может оказаться жизнедеятельность объекта. Вашему вниманию мнение Сергея Акулича, вице-президента компании BlackStone Keeping Company, о том, как не во вред себе существенно снизить эти затраты.

шесть традиционных способов сэкономить

Существует мнение, что любая экономия расходов на эксплуатацию неизбежно ведет к ухудшению качества услуг. На самом деле это не так. Существует несколько направлений, по которым экономить можно без ущерба качеству работы объекта.

1. Уменьшение расходов на клининг

Одним из наиболее популярных методов оптимизации затрат при управлении объектом является уменьшение расходов на клининг. Расходы можно уменьшить, например, благодаря сокращению частоты проведения уборок. Однако нужно понимать, что подобную меру можно использовать только там, где не предусмотрено постоянное пребывание арендаторов и посетителей здания. Например, в технических помещениях, на эвакуационных лестницах и проч.

2. Экономия на закупке расходных материалов

Закупая расходные материалы, доставка которых производится в короткие сроки, можно сэкономить на оплате, не создавать запасы на будущее и не тратя на эти цели средства заранее. В случае, когда расходные материалы заказываются в других странах или их доставка требует значительного времени, этот способ экономии не подходит. Такие материалы нужно обязательно иметь про запас. Можно экономить на качестве туалетной бумаги и бумажных полотенец.

3. Экономия на подрядных организациях

Пересматривая условия договоров, можно экономить на услугах подрядных организаций. Этот способ особенно актуален во время кризиса, когда подрядные организации вынуждены снижать цену на свои услуги. Разумеется, при этом необходимо следить за тем, чтобы качество оказываемых услуг не понизилось.

4. Экономия на освещении

Оптимизировать затраты на потребление электроэнергии можно путем замены люминесцентных ламп и ламп накаливания на светодиодное освещение, а также путем установки датчиков движения в редко посещаемых зонах. Эти меры позволят сэкономить в среднем от 60 до 80% электроэнергии, используемой для освещения общественных зон и внешнего фасадного освещения. К экономии электроэнергии от 20% до 50% за счет оптимального управления электродвигателем в зависимости от нагрузки может привести использование частотно-регулируемых приводов. Кроме этого, использование частотно-регулируемых приводов повышает надежность и увеличивает срок службы электродвигателя и оборудования.

5. Сокращение расходов на вывозе мусора

Для вывоза мусора можно использовать компакторы – механизмы для сбора и уплотнения отходов, состоящие из пресса и накопительного контейнера. Компакторы способны уплотнять мусор в несколько раз (степень уплотнения от 3:1 до 7:1 в зависимости от типа отходов), что позволяет вывозить мусор в несколько раз реже. Кроме того, у компатора есть два важных свойства. Его применение не требует специально отведенных территорий для предварительного накопления и складирования отходов перед уплотнением, что также ведет к экономии расходов. Также герметичные конструкции компакторов препятствуют распространению неприятного запаха на близлежащей территории.

Компакторы выгоднее брать в аренду. Использование компакторов может сократить расходы на вывоз мусора в несколько раз. Например, в бизнес-центре площадью 50 тыс. кв.м при сборе и вывозе твердых бытовых отходов восьмитонными контейнерами расходы составляют в среднем около 240 тыс.руб. в месяц. Заменив контейнеры на два двадцатитонных пресс-компактора, можно сократить расходы на сбор и вывоз мусора до 60 тыс.руб., то есть в четыре раза.

6. Сокращение фонда заработной платы

Как известно, самой затратной статьей расходов УК является фонд заработной платы сотрудников. Поэтому во время кризиса многие компании прибегали к данному способу оптимизации затрат, и часто – совершенно необдуманно. Использовать этот способ оптимизации затрат необходимо с максимальной осторожностью. Не стоит забывать о том, что наличие на объекте технически грамотного персонала существенно повышает эффективность его эксплуатации, а также помогает снизить расходы по бюджету эксплуатации за счет принятия грамотных решений. Сокращение штата возможно не более чем на одного административного работника и одного-двух технических специалистов. При этом зарплаты сотрудников пересматривать не рекомендуется. Если перед компанией стоит задача сокращения бюджета на услуги управления, то в первую очередь необходимо рассмотреть возможность снижения административных расходов, и только потом – снижение заработной платы персонала.

применение инноваций

При оптимизации затрат необходимо использовать как традиционные способы, так и новые эффективные технологии. Например, прочистка системы вентиляции сухим льдом является эффективной альтернативой механической чистке. Новые технологии позволяют при проведении водоподготовки использовать не дорогостоящие химические препараты, а акустическую электромагнитную систему. Затраты на установку данной системы составляют всего от 4000 до 10 000 руб. в зависимости от диаметра трубы. Для сравнения – одна только установка системы водоподготовки с использованием химических препаратов обойдется собственнику примерно в $130 тыс. Затраты на химические препараты могут доходить и до $30 тыс. в год.

Система тепловых насосов позволяет сократить эксплуатационные расходы в 1,6 раз по отношению к системам "Чиллер-фанкойл" и в 3,5 раза по сравнению с раздельным радиаторным отоплением и системой кондиционирования. Сократить время работы и количество сотрудников позволяет использование роботов при мойке фасадов.

При управлении крупными объектами полезно использовать в работе автоматизированную систему управления объектами (АСУО). Автоматизированная система управления объектами стоит $25 тыс. Эксплуатационные расходы по объекту класса А без внедрения системы составляют около $120-130 кв.м/год, внедрение системы позволяет сократить расходы на $5-6 с кв.м/год. На первый взгляд это не так много, однако, если компания имеет в управлении объекты общей площадью 200 000 кв.м, система позволяет сэкономить на их эксплуатации за год около $1 млн. Такой результат достигается благодаря тому, что АСУО позволяет автоматизировать целый ряд операций. Благодаря этому становится возможной экономия на сокращении персонала (до 20%). Также АСУО способна разработать операционный бюджет до мельчайших подробностей на год вперед и четко контролировать деятельность персонала. Экономия происходит за счет того, что заявки, счета и отчетные документы формируются автоматически.

Автоматизированная система управления объектами используется как при организации эксплуатации здания, так и при комплексном управлении объектом.

Изначально в программу заносятся все характеристики инженерного оборудования и нормативы его обслуживания. Приходя на работу, инженер включает компьютер и видит план необходимых действий на день. АСУО не только информирует о необходимости проведения того или иного вида работ, но и фиксирует все сделанное сотрудниками. Это позволяет повышать эффективность деятельности персонала. Еще одно преимущество АСУО состоит в том, что система позволяет своевременно обнаружить возможную неисправность. Достигается это путем того, что программа обрабатывает все показания инженерной системы и позволяет проследить их динамику.

Огромную помощь АСУО оказывает при планировании. Операционные бюджеты разрабатываются управляющей компанией на год вперед. Причем бюджеты всегда очень подробные, до 150 статей. Для любой УК очень важно, чтобы эксплуатация здания проходила в четко обозначенных рамках бюджета. Любой перерасход УК должна будет взять на себя. Автоматизированная система управления объектами позволяет осуществлять четкий контроль и планирование объемов необходимых расходных материалов и избежать ошибок за счет точного расчета всех необходимых параметров при подготовке эксплуатационного бюджета.

когда экономить невыгодно

Существует целый ряд статей бюджета, экономия на которых недопустима, так как может привести к гораздо боле серьезным затратам впоследствии. Не рекомендуется экономить на регламентных работах при обслуживании инженерного оборудования, потому что это может привести к серьезным поломкам, а значит, и к существенным затратам.

Так, например, нельзя экономить на обслуживании фэнкойлов, которое должно проводиться один раз в квартал. Если данные работы не производятся, то выходят из строя гидравлические узлы и вентиляторы, засоряются теплообменники. В итоге это приводит к замене вышедшего из строя оборудования и, соответственно, к гораздо более значительным расходам. Обслуживание системы чиллер-фэнкойл в квартал составляет в среднем 23 тыс.руб. Если "экономить" на этой статье расходов, уже через год оборудование выходит из строя, и на его замену потратить придется в десять раз больше – около 245 тыс.руб.

Затраты на техническое обслуживание инженерных систем и ремонт здания составляют от $12 до 25 за кв.м. в год, а вот замена инженерной системы и оборудования обойдется уже почти в $400 за кв.м.

Если регулярно не менять фильтры в системе вентиляции и кондиционирования, вентиляционные решетки, потолки и стены загрязнятся, что приведет к увеличению затрат на клининг и на косметический ремонт.

Нельзя не принимать во внимание и тот факт, что отсутствие должного обслуживания оборудования здания через некоторое время приводит к ухудшению условий пребывания и микроклимата в помещениях, и это уже вызывает и жалобы арендаторов. Вряд ли кому-то понравятся неприятные запахи, доносящиеся из вентиляционной решетки. Позднее, если неприятная ситуация не будет устранена, возможно расторжение договора аренды.

Оптимизация затрат на эксплуатацию объекта должна быть тщательно продумана. Тщательно просчитав все плюсы и минусы того или иного способа экономии, управляющая компания должна убедиться, что принятая мера не навредит жизнедеятельности объекта. Только тогда можно принимать решение об оптимизации затрат.

Каталог недвижимости «Парадный квартал», январь 2011