Воронеж. 16.12.2016. ABIREG.RU – Аналитика – Понятие «проектное управление» получило нормативно-правовое подтверждение благодаря утверждению нового положения об организации проектной деятельности в воронежском облправительстве. Однако, по мнению экспертов, оно несовершенно и его есть, чем дополнить. Задумаемся: если универсальное определение «проекта» – это «достижение уникального результата в условиях ограничений», то как понимают его органы госвласти? Возможно, как выполнение любого поручения? В таком случае переход абсолютно всей деятельности облправительства на проектное управление будет означать, что выполнение поручений станет длиннее и дороже. Не стоит забывать – не все то золото, что блестит. Так и в проектном управлении: не все, что можно упаковать как проект, должно быть реализовано с применением проектных подходов.
На чем должны основываться стандарты управления проектами? Эксперты считают, что на принципе получения исчерпывающей информации.
«Изучив корпоративный стандарт управления проектами, у любого участника проекта должно появиться понимание того, с помощью каких инструментов и в какие сроки он должен выполнить поставленные перед ним задачи», – говорит управляющий партнер ГК «Основа» Александр Калтыков.
Здесь приходит на ум старая армейская шутка про форму отдачи приказа и возможность его выполнить. Из устава следует, что подчиненный должен всегда выполнять приказ. Но как это сделать, если он звучит примерно так: «Пойди, солдатик, туда, где трубы лежат, да принеси оттуда трубу».
Безусловно, важно, что положение устанавливает порядок организации проектной деятельности, регламентирует процессы управления проектами и функциональную структуру и, что ценнее всего, распределяет ответственность.
Однако, по мнению Александра Калтыкова, дальнейшие шаги по развертыванию системы проектного управления в исполнительных органах госвласти Воронежской области должны быть следующими. Во-первых, формирование пула пилотных проектов. Во-вторых, утверждение регламентов, методических рекомендаций и шаблонов – документов, которые послужат руководством к действию.
Чтобы «заложить практический фундамент» уже в утвержденном положении резонным будет определить критерии применения проектных механизмов – количество участников проекта, стоимостные, временные и прочие показатели.
«Думаю, что разработка системы критериев отбора проектов сильно бы упростила работу проектного комитета», – резюмирует эксперт.
Итак, важно, чтобы инициация проекта происходила при соблюдении критериев отбора проектных предложений. Региональным положением утверждены последовательность формирования предложения по проекту и сроки его рассмотрения. Но при этом ни на одном из этапов не ставится под сомнение целесообразность реализации предложения в виде проекта. К выполнению целей какого портфеля оно приведет и в какой мере?
В международных стандартах можно проследить жесткую взаимосвязь между стратегией и управлением портфелем, управлением портфелем и управлением проектами. Эксперты подчеркивают, что анализ проектного предложения должен проводиться на основе показателя «оптимального количества ресурсов на прирост единицы определенного результата портфеля в целом».
В ходе рассмотрения предложений именно вокруг этого вопроса и должна проводиться работа по экспертизе и согласованию. При этом необходимо определить как сами портфели проектов, так и портфельные роли.
Последние – важная деталь. Чтобы инициация не происходила стихийно и случайно, у каждого проекта должен быть ответственный – руководитель портфеля. Это позволит выявлять проекты в том случае, если они «не приходят сами», и укомплектовывать их.
Далее можно проводить мониторинг и заниматься балансировкой портфеля – убедиться, все ли открытые проекты идеально сочетаются, не надо ли какие-то из них закрыть или заменить на новые?
Еще один основополагающий документ, содержание и порядок подготовки которого определено положением, – это паспорт проекта. Только во время утверждения паспорта проекта назначается его руководитель и функциональный заказчик. Это большой вопрос.
«Мы стараемся вовлечь руководителя проекта в процесс подготовки паспорта как можно раньше, ведь это, фактически, договор между куратором и руководителем. Один обязуется обеспечить необходимые ресурсы, а другой – добиться определенных результатов. Как показывает жизнь, они очень редко совпадают в оценках с первого раза. Как правило, сначала они торгуются за время, бюджет, команду. Так какой же смысл проделывать огромную и длительную работу без руководителя проекта, если с ним потом начинать ее с самого начала? – рассуждает Александр Калтыков. – Я уже не говорю, что без ясного понимания желаний функционального заказчика вообще трудно начать формулировать результаты проекта».
Кроме того, для эффективного управления проектами должна быть выстроена система постоянного обучения госслужащих, проведения тренингов и обмена опытом. Дорогого стоит не упустить этот важный элемент системы проектной деятельности.
Стоит отметить, что утверждение паспорта проекта, в состав которого входят контрольные точки и вехи, значительно упрощает дальнейшее управление проектом. На этапе планирования это позволит составить полноценный календарный план с диаграммой Ганта, соответствующий установленным требованиям в части декомпозиции задач, единственности ответственного, связей задач графика с другими работами, шкалы оценки прогресса, наличия объективного свидетельства на каждую закрытую задачу и так далее.
Далее, на этапе реализации, рабочий план проекта дает более конкретные задачи команде. «В нашей практике на данном этапе мы выдаем поручения на исполнение и принимаем работы у исполнителей», – делится своим опытом Александр Калтыков.
И этап завершения закономерно увенчивается итоговым отчетом о реализации проекта. Так и заказчик, и куратор проекта узнают о достигнутых целях и результатах проекта. И чтобы в дальнейшем формировалась база знаний, полезно фиксировать «выученные уроки» – лучший опыт и рекомендации для будущих проектов.
Конечно, на практике непременно потребуется серьезное уточнение по разделению работ между временными и постоянными органами управления. Они одновременно участвуют в решении одинаковых вопросов, а значит, должна действовать система разрешения противоречий.
Подведем итог. С учетом указанных рекомендаций и уточнений специалистов переход госструктур на принципы работы проектного управления позволит перевести его из категории «о чем» в категорию конкретики «что». Таким образом, следующим шагом должна стать проработка понятия «как». Речь идет о необходимости принятия регламентов, инструкций, пилотных проектов и накопления опыта.
